חתימה על מסמכים היא חלק בלתי נפרד מהיומיום העסקי – בין אם מדובר בחוזים, טפסים, הצעות מחיר או הצהרות לקוח. הבעיה? זה גוזל זמן, דורש הדפסה, סריקה, מעקב מתיש – ולעיתים גם עיכוב בעסקה. כאן נכנסת לתמונה החתימה הדיגיטלית: פתרון חכם שמאפשר לך וללקוחותיך לחתום אונליין – מכל מכשיר, בכל זמן, בצורה חוקית ובטוחה.
בדקנו את מערכות החתימה הדיגיטלית הפופולריות בישראל, תוך התמקדות בפרמטרים כמו נוחות שימוש, חוקיות, יכולות מתקדמות, שירות בעברית וכמובן – עלות מול תועלת.
המובילה הברורה שלנו היא חתימה ירוקה (2Sign) – בזכות הממשק הידידותי, התמיכה המצוינת, האפשרות לשלוח מסמכים לחתימה בלי שום סרבול.
כמובן, יש גם פתרונות נוספים בשוק – ולכל אחד מהם יתרונות משלו. לכן ריכזנו לכם סקירה מקיפה שתעזור לבחור את המערכת שתעבוד בשבילכם – ולא להפך.
הבחירה שלנו: חתימה ירוקה
ניגשתי לבדוק את חתימה ירוקה (2Sign) כשחיפשתי פתרון פשוט וזול שיאפשר לי להחתים לקוחות על מסמכים חוזיים – בלי לשלוח קבצים, להדפיס או לרדוף אחרי חתימות. כבר מהרגע הראשון היה ברור שמדובר בפיתוח ישראלי שמכוון לעסקים מקומיים – כל המערכת בעברית, ההסברים קצרים וברורים, והגישה פשוטה.
הממשק לא מפוצץ – וזה דווקא יתרון. מעלים מסמך, מגדירים שדות חתימה, שולחים בקליק, וזהו. מי שמקבל את המסמך – לא צריך להירשם, רק ללחוץ, למלא פרטים ולחתום. אפשר גם להוסיף טפסים עם שדות מותאמים – תאריך, תעודת זהות, כתובת, חתימה – כולל תיעוד זמן ו־IP.
מה שאהבתי במיוחד זו האפשרות להחתים לפי סדר: אני יכול לשלוח מסמך שייחתם קודם על ידי הלקוח, ואז רק אחרי שהוא חותם – יגיע אליי או לשותף. זה מעולה להסכמים שדורשים זרימה היררכית.
כמו כן, כל מסמך חתום מקבל קובץ PDF חתום דיגיטלית עם חותמת זמן – שזה חשוב מאוד לשימוש משפטי בישראל.
מה פחות אהבתי? קודם כל – אין אפליקציה. הכול קורה בדפדפן. זה בסדר, אבל לפעמים בא לי לגשת למסמכים שנשלחו מהנייד, וזה פחות חלק מהטלפון. בנוסף, מי שמחפש מערכת עיצוב טפסים עם שליטה מלאה בצבעים, עימוד ועיצוב גרפי – ימצא את הכלים מעט בסיסיים.
אבל בסופו של דבר, זה לא כלי עיצוב – אלא כלי חתימה. ואם רוצים מערכת פשוטה, חוקית, מהירה, בעברית – חתימה ירוקה עושה את העבודה מעולה.
סיכום חתימה ירוקה (2Sign)
| נושא | פרטים |
|---|---|
| שפה וממשק | ✔️ בעברית מלאה, מותאם לעסקים בישראל |
| חוקיות ותוקף משפטי | ✔️ עומד בתקן חוק חתימה אלקטרונית, כולל חותמת זמן ו־IP |
| סוגי מסמכים | ✔️ תומך ב־PDF, טפסים עם שדות, טפסים חכמים |
| סבבי חתימה | ✔️ תומך בחתימות לפי סדר ואישורים מרובים |
| קלות שימוש | ✔️ העלאה מהירה, אין צורך בהרשמה מצד הלקוח |
| ניהול מסמכים | ❌ בסיסי – אין ניהול תיקיות מתקדם או מערכת ניהול מסמכים מורחבת |
| אפליקציה לנייד | ❌ אין – ניהול דרך דפדפן בלבד |
| תמיכה | ✔️ צוות ישראלי, שירות לקוחות מהיר |
| תוכנית שותפים | ✔️ קיימת – עד 15% עמלה מתמשכת, כולל דוחות |
| מסלול חינמי | ✔️ ניסיון חינמי זמין (למספר מוגבל של מסמכים) |
לתהליכים מתקדמים: EasyDo
את EasyDo הכרתי דרך לקוח בתחום ההשמה שרצה להעביר את כל החתימות והאישורים של מועמדים לפורמט דיגיטלי. חיפשנו מערכת שלא רק תאפשר חתימה – אלא גם תבנה לנו תהליך מלא: טופס מילוי פרטים, חתימה על טופס הסכמה, אישור מצד החברה, שליחה אוטומטית לארכיון. EasyDo הייתה בין הבודדות שסיפקו את כל זה – בממשק אחד.
הממשק לא מהפנט בעיצוב, אבל ברגע שמבינים את הלוגיקה – הכל הופך מאוד פשוט. אפשר להגדיר טופס עם שדות חכמים, לבחור אילו צדדים חותמים, להוסיף תזכורות אוטומטיות, לקבוע תנאים ליצירת מסמכים – וכל זה עובד.
אהבתי במיוחד את יכולת ה־Workflow – אני לא רק שולח טופס לחתימה, אלא בונה תהליך עסקי שלם: עובד ממלא טופס כניסה, זה נשלח למחלקת משאבי אנוש, אחר כך לחתימת מנהל, ולבסוף נשלח למייל הראשי עם תיעוד PDF. זה חוסך ניירת, זמן, טעויות אנוש – ובעיקר כאבי ראש.
עוד דבר שבולט לטובה: אפשרויות השילוב. אפשר להטמיע טופס באתר, לשלוח באימייל, לחבר למערכת CRM או חשבונאות, ולקבל תיעוד מדויק של כל פעולה. התיעוד כולל חותמת זמן, כתובת IP, דפדפן, ועוד – מה שמאפשר להוכיח שהחתימה התקבלה כחוק.
ומה פחות? זו לא מערכת ללחוץ-ולשלוח כמו "חתימה ירוקה". היא מצריכה זמן למידה – במיוחד אם רוצים להשתמש ביכולות המתקדמות. אבל זה מחיר קטן לעומת הכוח והשליטה שמקבלים בתמורה. לעסקים עם תהליכי עבודה ברורים – זו מערכת שעושה סדר והופכת הכל לדיגיטלי בצורה אלגנטית.
גם מבחינת שותפים – EasyDo מציעה תוכנית מסודרת למשווקים ויועצים, עם עמלות על לקוחות רשומים ופרטי גישה למעקב אחר ביצועים.
סיכום EasyDo
| נושא | פרטים |
|---|---|
| שפה וממשק | ✔️ עברית מלאה, מותאם לעסקים בישראל |
| חתימה דיגיטלית חוקית | ✔️ כולל תיעוד תאריך, IP, חותמת דיגיטלית |
| יצירת טפסים דיגיטליים | ✔️ שדות מותאמים, תנאים לוגיים, עיצוב בסיסי |
| סבבי חתימה | ✔️ תהליך לפי סדר, מרובה משתתפים, אישורים והודעות |
| ניהול מסמכים | ✔️ כולל ארכיון, תיקיות, קטלוג לפי לקוחות או פרויקטים |
| Workflow ותהליכים עסקיים | ✔️ אוטומציה לפי תנאים, טריגרים, זמנים ותגובות |
| התאמה אישית ואינטגרציות | ✔️ התממשקות עם מערכות CRM, סליקה, הנהלת חשבונות ועוד |
| אפליקציה לנייד | ❌ אין אפליקציה ייעודית – מותאם לנייד דרך דפדפן |
| תמיכה ושירות | ✔️ בעברית מלאה, כולל מענה מהיר והתאמה ללקוחות |
| תוכנית שותפים | ✔️ קיימת – כולל עמלות ודוחות מפורטים |
מסלול בסיסי חינמי: WOX
פגשתי את WOX כשחיפשתי פתרון לחתימה על טפסים בעסק קטן בתחום הפיננסים. מה שרציתי זה מערכת שתאפשר לי לשלוח ללקוח טופס, לקבל חתימה מהירה, ולעקוב שהכול בוצע – בלי להדפיס, לסרוק או לשלוח בדואר.
WOX הרשימה אותי דווקא בפשטות שלה. אני לא צריך ידע טכני – פשוט בונה טופס, מגדיר שדות, מעלה מסמך – והמערכת עושה את השאר. תוך דקות, יש לי טופס חתום דיגיטלית עם תיעוד מלא, שנשלח חזרה למייל שלי או שמור בענן.
היתרון הגדול מבחינתי היה האפשרות של לקוח להעלות מסמכים בעצמו – למשל צילום תעודת זהות או מסמך מצורף – כחלק מהחתימה. זה חסך לי שלבים שלמים בתהליך.
כמו כן, הפונקציה של כרטיס ביקור דיגיטלי היא תוספת מפתיעה – פשוט לשלוח ללקוח קישור עם כל הפרטים שלי, והוא שומר את זה בלחיצה.
מה פחות? נכון לעכשיו אין אפליקציה, אז כל התהליך מתנהל דרך הדפדפן. זה לא בעיה גדולה – כי הדפדפן עובד חלק גם מהנייד – אבל מי שמעדיף אפליקציות ייעודיות עלול להתאכזב. גם למי שמחפש מערכת שמתחברת למערכות CRM או ERP – זו לא המערכת בשבילכם.
אבל המחיר? מעולה. יש מסלול חינמי שמספיק להתחלה, מסלול פרימיום במחיר הוגן (99 ש"ח), ומסלול VIP שנותן גישה מלאה – כולל חתימות בלתי מוגבלות, העלאות מרובות ותמיכה תוך 3 שעות.
סיכום WOX
| נושא | פרטים |
|---|---|
| שפה וממשק | ✔️ ממשק מלא בעברית, פשוט ונוח |
| חתימה חוקית | ✔️ חתימה דיגיטלית לפי החוק בישראל, עם תיעוד וזיהוי |
| טפסים דיגיטליים | ✔️ שדות מותאמים אישית, כולל העלאות מסמכים |
| ניהול לקוחות | ✔️ מערכת מעקב חכמה, כולל סינון ומעקב אוטומטי |
| שליחה ללקוחות | ✔️ דרך מייל, WhatsApp, SMS או קישור ישיר |
| אפליקציה לנייד | ❌ אין – דפדפן מותאם בלבד |
| דוחות | ❌ מערכת דוחות בסיסית בלבד |
| כרטיס ביקור דיגיטלי | ✔️ כלול בכל המסלולים – שימושי מאוד לשיווק אישי |
| תמחור | ✔️ חינמי (0 ש"ח), פרימיום (99 ש"ח), VIP (299 ש"ח) |
| מתאים במיוחד ל־ | ✔️ עסקים קטנים, נותני שירות, יועצים, ביטוח, נדל"ן, משאבי אנוש |
איך לבחור תוכנת חתימה דיגיטלית?
המעבר למסמכים דיגיטליים הוא לא רק טרנד – אלא צורך אמיתי של עסקים בעידן המודרני. אם אתה חותם על הסכמים, טפסים או מסמכים מול לקוחות, ספקים או עובדים – תוכנת חתימה דיגיטלית תחסוך לך זמן, ניירת, תקלות ובעיקר… רדיפה אחרי חתימות.
אבל עם כל כך הרבה מערכות בשוק – איך בוחרים את זו שמתאימה לך באמת?
תקן משפטי ותוקף חוקי בישראל
הדבר הראשון והחשוב ביותר הוא לוודא שהתוכנה עומדת בתקנות חוק החתימה האלקטרונית בישראל. זה כולל חותמת זמן, תיעוד של IP, ושמירה על עקביות במסמך. בלי זה – החתימה לא תופסת ברמה המשפטית.
קלות שימוש – גם לך וגם ללקוח
האם הלקוח צריך להירשם כדי לחתום? האם אפשר לשלוח בקלות קישור או טופס חתימה ב-SMS או במייל? מערכת טובה צריכה לאפשר לך להוציא מסמך חתום תוך פחות מדקה – בלי קורס הפעלה ובלי סיבוך ללקוח.
תמיכה בעברית ושירות לקוחות זמין
מערכות בינלאומיות כמו DocuSign נהדרות – אבל כשיש בעיה, עדיף מישהו מהארץ שמבין את הצרכים המקומיים ונותן תמיכה מהירה בעברית. זה חשוב במיוחד לעסקים שלא עובדים עם צוות IT.
שדות מותאמים ומסמכים דינמיים
אם אתה צריך יותר מרק חתימה – למשל מילוי טופס, הוספת תעודת זהות, צירוף קובץ או צילום מסמך – חשוב לבדוק אם המערכת תומכת בטפסים חכמים עם שדות משתנים.
תמיכה בסבבי חתימה ותהליכים מורכבים
אם המסמכים שלך עוברים כמה אנשים לפי סדר (כמו לקוח, מנהל, רואה חשבון) – בדוק שהמערכת תומכת ב־Workflow לפי שלבים. חלק מהמערכות מציעות זאת – וחלק רק מאפשרות חתימה בודדת.
גישה מכל מכשיר
תוכנה טובה צריכה לעבוד חלק גם מהנייד – בין אם באפליקציה ייעודית או דפדפן מותאם. לקוחות שלך לא תמיד יהיו ליד מחשב, והם ירצו לחתום תוך כדי תנועה.
מחיר וגמישות במסלולים
יש מערכות חינמיות מצוינות להתחלה, ויש כאלה שדורשות מנוי חודשי. בדוק מה באמת כלול במחיר – מספר חתימות, נפח מסמכים, כמות לקוחות, שירות – וודא שאתה משלם רק על מה שאתה באמת צריך.
תמיכה באינטגרציות
אם אתה עובד עם CRM, ERP או מערכת הנהלת חשבונות – כדאי שהתוכנה תוכל להשתלב בתוך התהליך שלך, או לפחות לספק API/חיבור ל-Zapier.
שאלות נפוצות
להלן כמה מהשאלות הנפוצות בנושא תוכנה לחתימה דיגיטלית
האם חתימה דיגיטלית נחשבת חוקית בישראל?
כן. חתימה דיגיטלית נחשבת חוקית ומחייבת בישראל כל עוד היא עומדת בתנאים שנקבעו בחוק החתימה האלקטרונית – כולל תיעוד של זהות החותם, כתובת IP, חותמת זמן ושמירה על שלמות המסמך.
האם הלקוח חייב להירשם או להוריד משהו כדי לחתום?
לא. רוב המערכות המודרניות מאפשרות ללקוח לחתום דרך קישור ישיר, ללא התקנות או הרשמה. הוא פשוט מקבל טופס למילוי וחתימה, והכול נעשה אונליין.
מה ההבדל בין חתימה דיגיטלית לחתימה אלקטרונית רגילה?
חתימה אלקטרונית רגילה יכולה להיות אפילו סריקה של חתימה. חתימה דיגיטלית כוללת שכבות הגנה ותיעוד שמאמתים את זהות החותם ותוקף המסמך – ולכן היא היחידה שנחשבת קבילה משפטית בישראל.
האם אפשר לשלוח מסמכים לחתימה גם ב-SMS או WhatsApp?
כן. מערכות כמו WOX, EasyDo ו־2Sign מאפשרות שליחת טופסי חתימה גם ב־SMS, מייל או קישור ישיר, בהתאם למסלול שבחרת.
האם קיימות מערכות עם מסלול חינמי?
בהחלט. חלק מהמערכות מציעות מסלול התנסות חינמי הכולל מספר מסמכים מוגבל, חתימות בודדות או נפח מסוים – מה שיכול להספיק לעסק קטן או לבדיקה ראשונית של המערכת.
תוכנה לחתימה דיגיטלית: הבחירה שלנו
אין ספק שתוכנת חתימה דיגיטלית המומלצת ביותר היא חתימה ירוקה (2Sign).
תוכנת חתימה דיגיטלית היא לא מותרות – אלא כלי עבודה חיוני לעסק שרוצה לחתום מהר, מסודר, ובאופן חוקי. היא חוסכת זמן, ניירת ובלבול, מאפשרת עבודה מרחוק, ומשפרת את חוויית הלקוח. בין אם אתם עצמאים, חברה קטנה או ארגון עם כמה מחלקות – יש היום פתרונות מעולים בעברית, חלקם אפילו עם מסלול חינמי.
לא כל תוכנה מתאימה לכל עסק, ולכן חשוב לבדוק, להתנסות ולבחור את הכלי שיתאים בדיוק לצרכים שלכם.
